????作者: Bill Gates

????── 比爾?蓋茨，美國(guó)微軟公司董事長(zhǎng)兼首席軟件設(shè)計(jì)師

????回顧 30 年前微軟（Microsoft）創(chuàng)業(yè)之初，可以發(fā)現(xiàn)工作方式已經(jīng)發(fā)生了令人難以置信的變化。我們真的已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了我所說(shuō)的“數(shù)字化工作方式”了。

????在我的辦公室，你會(huì)發(fā)現(xiàn)很少使用紙張。我的辦公桌上有三個(gè)顯示屏，它們相互連接，共同構(gòu)成一個(gè)工作平臺(tái)。我可以在它們之間來(lái)回拖動(dòng)任何項(xiàng)目。一旦采用了這樣的大屏幕工作區(qū)，你肯定不愿再放棄它，因?yàn)樗苯佑绊懙侥愕墓ぷ餍省Ｗ筮叺娘@示屏是我的電子郵件窗口，中間通常是我正在閱讀和回復(fù)的郵件，而我的瀏覽器在右手邊的顯示屏。使用這種布局，我可以在做一件事的同時(shí)觀察到新到的東西，可以在一封電子郵件顯示在面前的同時(shí)打開(kāi)與這封郵件相關(guān)的鏈接。

????在微軟公司，電子郵件是首選的溝通媒介，勝過(guò)電話、文件、博客、公告板甚至?xí)h（語(yǔ)音郵件和傳真事實(shí)上整合進(jìn)了我們的電子郵件收件箱）。我每天都收到大約 100 封電子郵件。我們使用過(guò)濾程序，使收到的信件數(shù)量保持在這一水平──來(lái)自跟我有過(guò)通信往來(lái)的任何人的所有電子郵件，來(lái)自微軟、英特爾（Intel）、惠普（HP）及所有其他伙伴公司的所有電子郵件，以及來(lái)自所有我認(rèn)識(shí)的人的電子郵件，都直接進(jìn)入我的信箱。來(lái)自不在我的允許名單上的公司或者我不認(rèn)識(shí)的個(gè)人的任何電子郵件，我向來(lái)只閱讀助手的評(píng)論。這樣我就能知道人們贊美我們什么，抱怨什么，以及要求什么。

????我們現(xiàn)在所處的景況是，面臨的挑戰(zhàn)并不是如何有效地使用電子郵件溝通，而是如何確保把時(shí)間花在最有意義的電子郵件上。我使用“收件箱規(guī)則”（in-box rules）和搜索文件夾這樣的工具，根據(jù)內(nèi)容和重要程度對(duì)郵件加以標(biāo)示和分組。我不怎么使用待做事項(xiàng)清單（to-do list），而是使用電子郵件、桌面文件夾和我的在線日程表。因此，走向辦公桌時(shí)，我就可以把注意力放在我曾經(jīng)做過(guò)重要標(biāo)記的電子郵件，并查看監(jiān)視具體項(xiàng)目和博客的文件夾。

????Outlook 也有一個(gè)小的通知圖標(biāo)，有新郵件進(jìn)入郵箱時(shí)，它就會(huì)顯示在屏幕右下角。我們叫它“打招呼”。除非我看到它是關(guān)于一個(gè)高度優(yōu)先的主題，否則我絕對(duì)不去理會(huì)它。

????保持專(zhuān)注是一個(gè)信息過(guò)度的問(wèn)題。另一個(gè)問(wèn)題是信息不足。信息充斥并不等于我們得到了想要的信息，也不等于我們與希望聯(lián)系的人保持了聯(lián)系。我處理這一問(wèn)題的方式是使用 SharePoint，這一工具能夠生成就具體項(xiàng)目進(jìn)行協(xié)作的網(wǎng)站。這些站點(diǎn)包含有計(jì)劃、圖表、討論區(qū)及其他信息，公司幾乎任何人只需點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)，就可以生成這樣的站點(diǎn)。

????我馬上就要開(kāi)始我的“思考周”了。5 月份我要離開(kāi)公司一個(gè)星期，閱讀微軟公司雇員準(zhǔn)備的 100 多份與微軟和未來(lái)科技有關(guān)的各種事項(xiàng)的文件。這種事情我已經(jīng)做了至少 12 年了。過(guò)去，這是一個(gè)完全紙面的過(guò)程，我一個(gè)人完成所有的閱讀和評(píng)論工作。而如今整個(gè)過(guò)程都數(shù)字化了，并且向整個(gè)公司公開(kāi)。現(xiàn)在，我可以非常有效地挑選出要讀的文件，我可以添加所有人都可以即時(shí)看到的電子評(píng)論。

????微軟公司有 5 萬(wàn)多人，所以任何新奇的想法出現(xiàn)在我的腦海之時(shí)，我就把它們記下來(lái)，例如: “嘿，在線支付系統(tǒng)前景如何？”“有什么好辦法保留對(duì)孩子的記憶？”然后，人們就可以看到它們并評(píng)論說(shuō): “不，你錯(cuò)了”，或者“你不知道什么什么地方已經(jīng)做了這件事了嗎？”SharePoint 幫助我同公司內(nèi)難以直接接觸的許多員工建立聯(lián)系。這就像是有一個(gè)可以供很多人編輯和討論的超級(jí)網(wǎng)站，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了發(fā)送帶有附件的電子郵件這種標(biāo)準(zhǔn)做法。而且，你所感興趣的領(lǐng)域出現(xiàn)任何新情況時(shí)，它就會(huì)通知你。

????另一件對(duì)我的工作效率具有重大影響的數(shù)字工具是桌面搜索。它改變了我訪問(wèn)電腦、服務(wù)器和互聯(lián)網(wǎng)上信息的方式。利用更大的硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)和不斷增加的帶寬，現(xiàn)在我的電腦和服務(wù)器上存有 G 級(jí)的信息，它們形式多樣，例如電子郵件、文檔、媒體文件、聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫(kù)。我并不是通過(guò)一一瀏覽文件夾來(lái)尋找我認(rèn)為包含某條信息的某一文檔，我只需在工具欄鍵入搜索關(guān)鍵詞，所有包含該條信息的電子郵件和文檔就都一覽無(wú)遺了。電話號(hào)碼和電子郵件地址也是一樣。紙張?jiān)谖业娜粘９ぷ髦幸呀?jīng)作用不大。我看到的 90% 的新聞都是從網(wǎng)上獲得，如果打算在會(huì)上記點(diǎn)東西，我就帶著我的手寫(xiě)筆記本。它與我辦公室里的機(jī)器完全實(shí)時(shí)連接，因而我能夠訪問(wèn)需要的所有文件。我還有一個(gè)名為 OneNote 的筆記軟件，因此我的所有筆記也都是數(shù)字格式的。

????現(xiàn)在，我辦公室里唯一仍然保留的非高科技設(shè)備是我的白板。我總有很多不錯(cuò)的彩色白板筆，它在我和其他人一起做頭腦風(fēng)暴時(shí)非常有用，有時(shí)我一個(gè)人也進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。微軟一些辦公室里的白板具有捕捉影像并將其傳送到電腦的功能，就像是一個(gè)巨大的手寫(xiě)筆記本。目前，我還沒(méi)用這樣的白板，但明年我很可能要裝一個(gè)。現(xiàn)在，如果我頭腦中出現(xiàn)什么閃亮的想法，我就拿出我的筆和手寫(xiě)筆記本記錄下來(lái)。

????白天通常都有很多會(huì)議。白天抽點(diǎn)時(shí)間整理思路或者回顧會(huì)議，算是一種奢侈。有時(shí)我沒(méi)時(shí)間享受這種奢侈。因此，孩子們睡下以后，能夠坐在家里處理我沒(méi)來(lái)得及處理的郵件也非常不錯(cuò)。如果整個(gè)一周都非常忙碌，我就在周末發(fā)送經(jīng)過(guò)思考的長(zhǎng)篇電子郵件。周一早上上班的時(shí)候，人們就會(huì)發(fā)現(xiàn)我忙了一個(gè)周末──因?yàn)樗麄儠?huì)收到很多電子郵件。

????如今比爾桌面上的物件

????硬件

????戴爾臺(tái)式機(jī)和 Motion Tablet PC，都使用微軟的 Windows XP 系統(tǒng)軟件

????NEC 21 英寸顯示器（一個(gè)改裝的顯卡把三個(gè)顯示屏連接成一個(gè)桌面）

????微軟無(wú)線鼠標(biāo)

????羅技攝像頭（用于視頻會(huì)議）

????軟件（均是微軟產(chǎn)品）

????Outlook（電子郵件、日歷安排）

????SharePoint（協(xié)作）

????OneNote（做筆記）

????Communicator（實(shí)時(shí)消息、電腦電話整合等）

????紙張 無(wú)

????譯者: 鄭歡