????新型智能管理軟件深受小公司喜愛

????作者: Cindy Waxer

????向石油公司出售防火服的維特科國際公司（Vetco International）正在費力地撲滅一場內部大火。多年來，這家總部位于奧蘭多的制造商一直在使用多種應用軟件記錄它的采購、財務和庫存狀況，包括微軟公司的 Office Access、Word 和財捷公司（Intuit）的 QuickBook。重要的商業數據散布于各種軟件之中，聯系起來很不容易，結果導致維特科的 30 名員工（公司網址: vetcointernational.com）經常弄錯產品發貨單，忘記客戶的報價請求，導致每月銷售額損失達 4,000 美元。這家年營業收入 600 萬美元的公司的首席信息官荷塞?巴里奧斯（Jose Barrios）說: “這種事不僅讓人難堪，還影響了我們的現金流。”

????維特科決定用一個企業資源規劃（ERP）系統替換它的軟件大雜燴。ERP 是一個寬泛的術語，指將你所有的流程和數據整合（或力求整合）為一個單一系統的軟件。ERP 從前只有大企業使用，現在許多創業者對它開始感興趣，他們需要實時觀察銷售模式、商品供應、現金流等方面的情況。據馬薩諸塞州弗拉明漢市的一家研究公司 IDC 統計，2005 年，全球有超過 100 萬家小公司采用了 ERP。以前的 ERP 系統售價高達 7 位數，要經過兩年的辛苦安裝，更需聘用一大堆 IT 顧問保障系統運行。今天的軟件幾周內就能裝好，穩定性也提高了很多。據福雷斯特研究公司（Forrester Research）的分析師雷?王（Ray Wang）估計，ERP 服務的費用在過去 5 年也下跌了 40%。

????目前，小企業 ERP 的最主要提供商是微軟、SAP 和 Sage Software。老板和分析人士認為，三家公司各有長短。微軟提供強大的分析工具，但強加了隱性成本。SAP 提供全套的 ERP 產品，但靈活性較差。Sage 允許客戶按需定制，但在整合上可能出問題。

????巴里奧斯考慮過微軟的 Dynamics GP，但隨后打消了念頭，原因是該軟件的基本系統不能處理像回答顧客報價請求這樣的核心業務。39 歲巴里奧斯說: “我們想要的功能都是與眾不同的。”他選擇了 SAP 的 Business One 套裝軟件。公司先要支付 12 萬美元，還有每年 8,000 美元的維護費。但只需用鼠標一點，Business One 就能使顧客的報價請求轉變成銷售單，生成給供應商的采購訂單，制定出貨表和給客戶開發票。

????但與 Dynamics GP 和維特科原來的會計系統財捷 QuickBooks 不同，Business One 不允許用戶刪除已經輸入系統的財務項目。這一特點對會計來說是個麻煩，他們只有求助于網管才能刪除錯誤。不過巴里奧斯認為，這絕對是件好事。他說: “想想安然公司（Enron）吧。現在，我們有能力追查和實行問責制。”

????維特科以一款數據庫共享軟件取代成堆的紙質文件，使它在過去兩年實現增長的同時，還免于增聘三個員工。這一項為它節約了大約 12.6 萬美元（含獎金和津貼），在安裝了 ERP 一年多一點的時間后，它就收回了投資。

????另一家小公司卡利爾和蓋博（Carrier & Gable，網址: carriergable.com）采用了微軟的 ERP 系統，也取得了類似的節約。公司銷售交通燈、街道標志等公路安全產品，總部位于密歇根州的法明頓希爾斯市，有 30 名員工，年銷售額近 2,500 萬美元。公司生產成套可定制設備，其零件來自多家供貨商: 如一套街燈，包括燈桿、燈泡、燈之間的接線等。但由于公司陳舊的 IBM 會計軟件不能列出每一套設備的元件成本，卡利爾和蓋博看不出哪些元件賣得較好，也弄不清楚每套設備的毛利潤（營業收入減去元件成本）是多少。

????多年來，卡利爾和蓋博一直在聘請顧問制定詳細的報告，計算每件產品的毛利。這些顧問制作這些報告每年要收費 2.5 萬美元。但他們的估算常常有每月 1 萬美元的誤差，公司只有拿報告和每月的損益表對照，才能發現這些誤差。

????2003 年，卡利爾和蓋博公司投入了 10.5 萬美元，買下了微軟一款名叫 Dynamics NAV 的 ERP 產品。首席財務官肯?扎維拉（Ken Zavela）今年 53 歲，喜歡眼熟的微軟界面。而且，他已習慣使用須從外部供應商購買插件的程序，所以不必考慮將來要額外購買軟件。

????扎維拉說，有了微軟的 Dynamics NAV，公司可以創建銷售報告，計算每套產品的組件成本和毛利，誤差只有一兩美分。借助這些報告，公司清除了價值 10 萬美元的慢銷元件。這些元件每年要花掉公司 5,000 美元的庫存費用。結果，卡利爾和蓋博在安裝了 ERP 之后，兩年內就收回了投資。

????圖森市的地平線溫泉和泳池零件公司（Horizon Spa & Pool Parts）選擇了一系列 Sage 公司的的 ERP 軟件: 用于記賬的 Sage Pro ERP，用于管理退貨的 Sage Accpac CRM 和用于庫存的 Sage Accpac 倉庫管理系統。地平線公司（網址: horizonspaparts.com）支付了 25 萬美元的使用許可費和運行費。每年的全部維護費為 3 萬美元，這對一個年營業額為 1,500 萬美元的公司來說并不便宜。而且，軟件的數據庫還是各自獨立的。但這一系統涵蓋了幾乎所有的公司業務。6 名銷售人員每天處理 600 多份訂單。系統在出單時錯開時間，也不會使倉庫工人在下班時被訂單淹沒。公司現在清楚地知道，倉庫里有什么貨，在什么地方可找到它。卡利爾和蓋博公司總經理雷蒙德?提伯特（Raymond Thibault）說，“倉庫出錯率下降了 50%”，公司在頭兩年節省了 35.8 萬美元的勞動力成本。這比其 ERP 投資高出了很多。

????譯者: 古正